Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 6 marca 2012 r. w sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy

Dz. U. z 7 marca 2012r. Nr 48 poz. 250 Weszło w życie: 7 marca 2012r.

Streszczenie: Metryka sprawy wraz z dokumentami, do których odsyła, stanowi obowiązkową część akt. Musi być ona na bieżąco aktualizowana. Może być prowadzona w formie pisemnej albo elektronicznej. Jeżeli dokumentacja odzwierciedlająca przebieg załatwiania spraw powstaje w systemie teleinformatycznym przeznaczonym do elektronicznego zarządzania dokumentacją, umożliwiającym wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych, to metrykę sprawy stanowi widok chronologicznego zestawienia czynności w sprawie, zawierający:

1) oznaczenie sprawy (data wszczęcia lub znak sprawy);

2) tytuł sprawy (zwięzłe określenie przedmiotu sprawy);

3) datę dokonanej czynności;

4) określenie osoby podejmującej daną czynność (nazwisko, imię, stanowisko);

5) określenie podejmowanej czynności;

6) wskazanie identyfikatora dokumentu w aktach sprawy, do którego odnosi się dana czynność.

Jeżeli dokumentacja odzwierciedlająca przebieg załatwiania spraw powstaje w systemie teleinformatycznym przeznaczonym do realizacji określonych wyspecjalizowanych elektronicznych usług publicznych i system ten zapewnia możliwość wyszukania i prezentacji danych, to za metrykę sprawy uważa się te dane.

Jeżeli dokumentacja odzwierciedlająca przebieg załatwiania spraw nie powstaje w systemie teleinformatycznym, to metrykę sporządza się w formie tabeli, odnotowując w niej poszczególne czynności w sprawie.